.webp)
Op de facturatieafdeling rinkelt constant de telefoon, stromen de e-mails binnen en is het (bijna) nooit rustig. En juist dat vindt Alex Pret, hoofd van de facturatie, geweldig! De hectische activiteit en constante uitdaging zijn wat hem al meer dan 25 jaar in deze functie bij Heemskerk Flowers houden. We spraken hem over ‘betrokkenheid bij het bedrijf’ en zijn werkzaamheden.
Hoe ziet een normale werkdag er voor jou uit?
Echt, elke dag is anders, omdat er elke dag andere zaken zijn waarmee we op de facturatieafdeling te maken hebben. Mijn dag begint tussen 5.00 en 6.00 uur. Ik begin altijd met het verdelen van de orders naar onze lijnen en klanten. Ook is er de dagelijkse terugkerende taak van het regelen van inspecties voor alle planten die naar het Verenigd Koninkrijk gaan – dat is behoorlijk tijdrovend werk dat voortkomt uit de Brexit. Andere taken zijn het maken van nieuwe orderlijsten of het controleren van de btw-codes en klantgegevens voor nieuwe klanten. Maar ik denk dat de beste beschrijving van onze afdeling is dat we ‘probleemoplossers’ zijn. Als er ergens in het bedrijf problemen zijn of dingen niet soepel verlopen, komen collega’s vaak naar ons toe. We werken met veel systemen, dus we kunnen veel problemen oplossen. Dat maakt het heel dynamisch en betekent dat we veel contact hebben met verschillende afdelingen. Elke dag krijg ik telefoontjes van bijna elke afdeling.
Je werkt al 25 jaar op deze afdeling. Wat zijn de grootste veranderingen op de facturatieafdeling in die tijd geweest?
Er is veel veranderd. ‘Vroeger’ werd er nog veel met de hand gedaan. Om een voorbeeld te geven: zodra een order volledig was ingepakt en klaarstond op karren om op een vrachtwagen te worden geladen, kregen we een telefoontje. Onze collega van de expeditieafdeling belde ons om het aantal karren door te geven. We berekenden toen in Excel wat de kosten waren voor het volume, en dat zetten we op de factuur. Je kunt je niet voorstellen dat dat tegenwoordig nog zo wordt gedaan. En dat zou ook niet mogelijk zijn, met zoveel bestellingen. 80% van de facturen wordt nu automatisch gegenereerd. Uitzonderingen zijn facturen voor Zwitserland, die doen we nog steeds met de hand.
Wat vind je het leukste aan je werk?
Echt, ik geniet van alle activiteiten. Ik doe precies wat ik leuk vind. Ik haal veel voldoening uit momenten van intense drukte, wanneer alles toch soepel verloopt. Als alle papieren en documenten kloppen. Dat kunnen we doen met onze afdeling, omdat we echt een goed geoliede machine zijn. Ik werk al jaren samen met mijn collega Niels. We kunnen volledig op elkaar vertrouwen, we zijn echt volledig op elkaar afgestemd. En sinds een paar maanden hebben we ook een nieuwe collega, Brian. Hij zit nog in zijn inwerkperiode. We zijn een goed en gezellig team!
Je wordt ‘Alex die alles weet’ genoemd. Waarom is dat?
Ik denk dat dat komt doordat ik al lange tijd voor het bedrijf werk. En ondanks dat ik al die tijd maar in één afdeling heb gewerkt, heb ik veel contact met alle afdelingen. Ik ben bekend met alle systemen die worden gebruikt, dus ik weet wat er gebeurt als je op een bepaalde knop drukt of een kar scant. Als daar iets mis mee gaat, komen mensen naar mij toe. Ik zou zeggen dat ik erg betrokken ben bij het bedrijf, en ik vind het belangrijk dat alles soepel verloopt. Niet alleen in mijn eigen afdeling, maar overal. Dat betekent wel dat ik me soms een beetje kan opwinden als dingen niet goed lopen. Dan zoek ik uit wat er is gebeurd of bedenk ik wat er verbeterd kan worden. Dat laat weer zien hoe ik ‘om het bedrijf geef’. We zijn allemaal één team samen, dus het is goed als we ideeën met elkaar delen. Dat kan het bedrijf alleen maar beter maken!
Laat u verrassen
